Im lepiej zrozumiesz proces przygotowania dokumentów do tłumaczenia, tym na szybszy i bardziej efektywny przebieg całego procesu przełożenia tekstu na język docelowy możesz liczyć.

Aby Ci w tym pomóc, przygotowaliśmy czytelny poradnik, który krok po kroju wyjaśnia jak zabrać się za ten proces i odpowiednio przygotować instrukcję do wykonania tłumaczenia interesujących Cię treści. Zaczynamy!

Krok 1. Ustalenie celu tłumaczenia dokumentów

Bez zrozumienia tego, dlaczego potrzebujesz tłumaczenia – szanse na uzyskanie treści zgodnej z oczekiwaniami są minimalne. Dlatego, zanim zdecydujesz, czy chcesz skorzystać z usług tłumacza przysięgłego, czy zwykłego – odpowiedz sobie na dwa podstawowego pytania:

• Kto będzie odbiorcą przetłumaczonego dokumentu?
• Jaki powinien być styl i ton tego dokumentu?

W końcu całkiem inaczej wygląda przygotowanie profesjonalnego tłumaczenia dla dokumentów urzędowych, a inaczej – gdy ma to być tekst publikowany na międzynarodowej stronie internetowej.

Krok 2. Przygotowanie tekstu źródłowego do tłumaczenia

Kolejnym krokiem przygotowania jest samo zorganizowanie dokumentów niezbędnych do wykonywania tłumaczeń. To znaczy, że może chodzić nie tylko o sam tekst źródłowy, ale też w zależności do wcześniej ustalonego celu, niezbędne mogą się okazać również różnego rodzaju dokumenty pomocnicze, jak dane techniczne, tabele, czy wykresy – których zawartość informacyjna i merytoryczna może się okazać kluczowa w uzyskaniu pożądanej jakości przekładu.

Krok 3. Usunięcie zbędnych treści dla zachowania przejrzystości dokumentu

Jeszcze zanim wyślesz tekst do wyceny tłumaczenia – warto przeanalizować dokument pod względem jego przejrzystości. To oznacza, aby usunąć z niego wszelkie niepotrzebne elementy oraz dostosować strukturę dokumentu do oczekiwań. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kosztów, ewentualnych nieporozumień oraz przyczyniasz się do samego przyspieszenia procesu tłumaczenia.

Szczególną uwagę zwróć na informacje w tekście, które mogą nie mieć żadnego wpływu na przekład, ale za to mogą wprowadzać niepotrzebne zamieszanie np. komentarze, teksty wewnętrzne, czy metadane na stronach www.

Krok 4. Ujednolicenie terminologii dla spójnego tłumaczenia stron

Kolejnym krokiem przygotowania tłumaczenia, a równocześnie tym, który bardzo mocno jest w stanie usprawnić cały proces, na pewno będzie ujednolicenie terminologii.

Można to w zasadzie sprowadzić do dwóch etapów. Przede wszystkim przygotowanie glosariusza, jeśli mowa o tłumaczeniach z wysoki poziomem specyfiki, gdzie niezbędne jest użycie precyzyjnej terminologii. Zadbaj również o to, by przedłożyć tłumaczowi informacje na temat samej konsystencji terminologii tzn. jeśli już wcześniej używałeś konkretnego wyrazu, upewnij się, że tłumacze będą go stosować w całym dokumencie. 

Ważne! Jeśli tłumaczone mają być dokumenty medyczne, czy inne specjalistyczne teksty ten punkt jest absolutnie obowiązkowy.

Krok 5. Sprawdzenie tłumaczenia stron pod kątem zgodności formatowania

Przygotowanie dokumentu do tłumaczenia to również zwrócenie uwagi na aspekty techniczne, jak samo formatowanie i zawartość wizualna tekstu.

Koniecznie zatem przed zleceniem treści upewnij się, że plik jest dobrze sformatowany, a jeśli zawiera elementy, takie jak tabele, czy wykresy – koniecznie określ przy przekazywaniu danych dotyczących tłumaczenia, czy finalnie sporządzony dokument również ma obejmować tłumaczenie tych danych wizualnych.

Krok 6. Przekazanie specjaliście instrukcji dla dokumentów, które wymagają tłumaczenia

Im więcej zaangażowania włożysz w przekazanie tłumaczowi instrukcji dla dokumentów – tym z większym profesjonalizmem dany tekst będzie mógł być potraktowany, a efekty będą odpowiedzią na Twoje oczekiwania. Dlatego nie zapomnij w ramach przygotowania również o swoich preferencjach w zakresie wytycznych dotyczących stylu i tonu – całkiem inaczej tłumaczony jest tekst biznesowy lub marketingowy, niż na przykład profesjonalne tłumaczenie przysięgłe, jak akty urodzenia, czy instrukcje obsługi. Zadbaj również o przekazanie wszelkich innych, dodatkowych informacji, które pomogą tłumaczowi lepiej zrozumieć, co dokładnie przekazuje dokument. To niezwykle istotne i pomaga też unikać ewentualnych opóźnień w realizacji zlecenia.

Krok 7. Ostateczna kontrola dokumentów

Ostatnim krokiem przed wysłaniem treści, które muszą być tłumaczone, jest przejrzenie każdej strony dokumentu pod kątem ewentualnych błędów (gramatycznych, ortograficznych) czy też aktualności danych. Dostarczenie materiałów w tak dopracowanej formie ogromnie pomaga tłumaczowi w dostarczeniu Ci jak najlepszej jakości przekładu, w możliwie jak najszybszym terminie.

Przygotowanie dokumentów do tłumaczenia – wskazówki dodatkowe

Na koniec wskazówka, która może być dla Ciebie kluczowa – jeśli tłumaczony tekst ma być przygotowany z uwzględnieniem kontekstu kulturowego. Przekaż tłumaczowi tę potrzebę – aby wiedział, że chodzi nie tylko o samo tłumaczenie, ale też uwzględnienie różnic kulturowych. Pomoże to również oddelegować zadanie do wyspecjalizowanego w tym zakresie eksperta, który będzie wiedział, jak zrealizować tłumaczenie tego rodzaju, a więc tzw transkreację.